2017-01-19 11:01:11
Come scrivere e-mail B2B: primo contatto
Quando si scrivono e-mail di lavoro e ci si confronta con altre aziende per la prima volta è bene rispettare alcune regole utili. Vediamo quali.

Comunicare con altre aziende: buone regole da osservare

Quando si scrivono e-mail di lavoro e ci si confronta con altre aziende - siamo dunque in ambito B2B, Business To Business - per la prima volta è bene rispettare alcune regole utili per:

  • Perseguire uno scambio di comunicazioni efficace e duraturo;
  • Far percepire il valore della propria realtà e dare risalto a quella dell'interlocutore;
  • Avere buone possibilità di ottenere il risultato sperato.

Vediamo alcuni consigli per scrivere e-mail B2B.

E-MAIL B2B: QUANDO CI SI PRESENTA LA PRIMA VOLTA

Sono diversi i motivi che spingono a un primo contatto via e-mail:

  1. Personal Branding: si ricercano indirizzi e-mail di potenziali clienti e li si contatta;
  2. Risposta a una richiesta: veniamo contattati e dobbiamo rispondere;
  3. Richiesta di informazioni: ci rivolgiamo a una realtà aziendale per avere delle informazioni.

1) Personal Branding

Scrivere e-mail di personal branding è un'operazione molto delicata: vi giocate gran parte delle vostre possibilità.

Partiamo dal presupposto che tutti conosciamo: ogni giorno ciascuno di noi riceve decine di e-mail, per cui il rischio di essere ignorati è molto forte. E allora quali accortezze bisogna osservare per cercare di catturare l'attenzione del destinatario? Qualche consiglio l'abbiamo già fornito in questo articolo, ma vediamo qualcosa di più specifico per il personal branding:

  • Titolo sintetico e accattivante: non ingannate il destinatario. Usare titoli generici e interpretabili come spam non vi aiuta. Puntate alla concretezza, alla semplicità e allo stesso tempo all'esaustività. Una formula come "Proposta collaborazione" potrebbe essere valida: una buona via di mezzo non impegnativa e interessante (ormai tanti preferiscono iniziare con collaborazioni sporadiche, e pochi desiderano impegnarsi a lungo termine);
  • Messaggio di poche righe: non dilungatevi eccessivamente; due righe per presentarvi, quattro righe per dire cosa proponete e una riga per chiudere sono più che sufficienti;
  • Messaggio ben formattato: usate lo spazio dopo il paragrafo e pensate il messaggio in modo da mettere in evidenza i concetti chiave. L'uso del grassetto - a differenza di testi per il web - è sconsigliato: suonerebbe troppo come un messaggio pubblicitario. Assolutamente da bandire il maiuscolo;
  • Essere positivi: non mettersi mai in condizione di inferiorità con frasi del tipo "Spero di non disturbarla". Evitate ogni frase di circostanza e andate dritti al dunque, facendovi sentire positivi e sicuri;
  • Dare risalto alla realtà dell'interlocutore: fate percepire che state scrivendo perché volete rivolgervi proprio a lui e non a una persona qualunque;
  • Finale con domanda: chiudere con "spero di sentirla presto" può essere rischioso. Meglio essere diretti e utilizzare una domanda come "Pensa che avremo modo di parlarne?", oppure "Le va bene sentirci settimana prossima?".

2) Risposta a una richiesta

Per fortuna capita ogni tanto di essere contattati per dare informazioni riguardo ai prodotti / servizi che offriamo. Le cose da fare assolutamente sono:

  • Rispondere in poco tempo: far passare la giornata potrebbe essere troppo tardi. Meglio rispondere entro un'ora al massimo: state tranquilli che questo verrà percepito come un valore aggiunto e come un segno di attenzione e presenza;
  • Interpretare al meglio: cercare di interpretare al meglio la richiesta, anche se non sempre viene specificata la reale esigenza. L'interlocutore apprezza se si sente compreso;
  • Fare le domande necessarie: non bisogna aver paura di fare domande, se lo si ritiene necessario: prima di sbilanciarsi con servizi e prezzi, meglio fugare ogni dubbio;
  • Richiedere un contatto telefonico: la miglior cosa è sempre parlarsi a voce, almeno in una fase di conoscenza. Si abbattono più rapidamente le barriere ed è più facile che si instauri sintonia (non tutti hanno uno stile di scrittura brillante, e dall'altra parte potreste trovare persone permalose che se non vedono uno "smile" pensano che stiate scrivendo con un tono da saccente o aggressivo).

3) Richiesta di informazioni

Se siamo noi ad approcciarci a un'altra azienda per richiedere informazioni, ricordiamo di:

  • Scrivere una e-mail sintetica e chiara: non dilungatevi troppo nella vostra richiesta. Piuttosto lanciate un input e chiedete di essere contattati per via telefonica;
  • Presentare la propria realtà: approfittiamo del contatto per spiegare brevemente chi siamo e cosa facciamo;
  • Trasmettere significato: facciamo capire subito che "siamo sul pezzo" e che non siamo gli ultimi arrivati.

In uno dei prossimi articoli parleremo di come scrivere e-mail B2B quando il rapporto è già iniziato. Restate sintonizzati!

Autore: Claudia Martinelli
Post dal Blog: Email Marketing
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