2017-01-29 11:01:08
Come scrivere e-mail B2B: successivi contatti
Rapportarsi con altre aziende nel quotidiano non è sempre facile: vediamo la buona prassi per un'ottimale comunicazione via e-mail in ambito B2B

E-mail di lavoro: superata la fase iniziale, come ottimizzare la comunicazione scritta?

In un recente articolo abbiamo dato qualche indicazione su come scrivere e-mail B2B in una fase di primo contatto

Non c'è niente di scontato: anche un rapporto professionale consolidato può essere rovinato a causa di un semplice malinteso. Nella comunicazione scritta, area in cui si dispiegano gran parte degli scambi di informazione, bisogna fare attenzione e osservare certi atteggiamenti che favoriscano il mantenimento della relazione nel tempo

SCRIVERE E-MAIL B2B NEL DAY BY DAY: 10 CONSIGLI

Rapportarsi con altre aziende nel quotidiano non è sempre facile: molti interlocutori lavorano su timeline ristrette, hanno pressioni dal capo o dai clienti, non hanno lo stesso tipo di esperienza che abbiamo noi. Per una serie di motivi si possono generare incomprensioni, facilitate da un mezzo - la posta elettronica - in cui difficilmente si percepisce il tono dello scrivente.

Vediamo la buona prassi per un'ottimale comunicazione online in ambito B2B:

  1. Scrivere sempre in modo professionale: questo non vuol dire essere distaccati o freddi, ma mettere davanti le priorità dell'azienda e lasciare da parte le questioni personali. Non tutti i nostri interlocutori ci stanno simpatici, è umano: dobbiamo però essere capaci di andare oltre ed essere impeccabili dal punto di vista professionale, facendo solo gli interessi del business e non i nostri;
  2. Essere brevi e concisi: evitiamo papiri lunghi un foglio A4; piuttosto, se c'è molto da dire anticipiamo l'esigenza via e-mail e chiediamo un momento adatto per sentirsi via telefono;
  3. Scrivere in modo organizzato: evitare blocchi di testo unico e preferire paragrafi brevi con frasi brevi e spaziature. Assolutamente sì a elenchi puntati e numerati, che danno ordine mentale a chi legge e stimolano risposte precise ed esaustive;
  4. Dare feedback rapidi: se non si è in grado di dare una risposta immediatamente esaustiva al nostro interlocutore, diamo un feedback rapido come ad esempio "Grazie, ho ricevuto la tua e-mail. Mi informo e ti faccio sapere": sarà un gesto molto gradito e tranquillizzerà eventuali persone ansiose;
  5. Dare tempistiche precise: non è sempre facile essere precisi, soprattutto se i tempi non dipendono da noi ma da partner, fornitori, capi. Agganciandoci al punto precedente, una risposta potrebbe essere: "Grazie, ho ricevuto la tua e-mail. Mi informo e ti faccio sapere entro stasera". Se capita qualcosa per cui non si riesce a far fede alla promessa, scrivere nuovamente scusandosi e dando una nuova deadline. Un consiglio spassionato: prendetevi sempre un po' di margine sulle tempistiche, stimando già in partenza un eventuale ritardo spesso indipendente dalla vostra volontà;
  6. Ottimizzare i tempi evitando le urgenze: finché è possibile, evitate le urgenze, salvo casi eccezionali. Cercate sempre di lasciare all'interlocutore il tempo di cui ha bisogno, a meno che veramente non vi capiti addosso un'incombenza da risolvere immediatamente: allora lì fate presente la questione e scusatevi d'anticipo per i tempi stretti. Ci teniamo a specificare questo perché purtroppo sappiamo che molte urgenze sono dettate dalla scarsa efficienza e dal procrastinare: si rimanda, si rimanda e poi si arriva al limite, causando fretta a tutti. Se si ottimizzano bene i tempi di lavoro e si gestiscono al meglio i vari interlocutori, le urgenze possono essere ridotte e si lavora tutti molto più contenti;
  7. Capire le esigenze: lavorare e approcciarsi ad altri interlocutori implica l'avere pazienza (come tanti hanno pazienza con noi, del resto...). Non potete sapere esattamente cosa succede dall'altra parte: se anche uno non ve lo dice, può avere addosso la pressione del capo, può avere un cliente super esigente, può avere eccessivi carichi di lavoro che lo portano ad avere problemi organizzativi. Voi fate il possibile, e fatelo bene fino a dove riuscite: se c'è qualche problema, parlatene con il vostro capo e chiedete un confronto, o con il diretto interessato o con il suo supervisore;
  8. Essere accondiscendenti (fino a un certo punto): rendersi disponibili accogliendo preferenze dall'altra parte, ad esempio facendo scegliere la data di una riunione o di una call, è segno di rispetto e di collaborazione. Essere aperti a valutare le migliori opzioni per l'altro è un aspetto che viene molto apprezzato e favorisce la sintonia;
  9. Essere stimolanti: abbiate chiarezza in ciò che fate, ma lasciate spazio all'altro per proporre idee e soluzioni: si sentirà più stimolato e valorizzato;
  10. Essere umili: non pensiate di avere la verità in tasca: potreste essere smentiti in ogni momento. Non abbiate paura di esporre dubbi: meglio avere tutto chiaro sin dall'inizio piuttosto che trovarsi con spiacevoli sorprese.

Questi consigli valgono sia quando ci si rapporta con altre aziende, sia quando si interloquisce all'interno della propria realtà con reparti diversi dal nostro.

Ricordate che dall'altro si impara sempre: una semplice conversazione, anche con l'ultimo arrivato in azienda, è sufficiente per aprire nuovi orizzonti.

Autore: Claudia Martinelli
Post dal Blog: Email Marketing
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